Sanità e ospedali
Ospedali e aziende sanitarie scrivono ogni giorno a persone che spesso sono anziane, fragili o preoccupate, e lo fanno con dati tra i più delicati che esistano. Dataexpert porta in sanità il metodo maturato in oltre vent'anni con banche e assicurazioni: comunicazioni chiare, documenti che tutti possono leggere, movimentazione tracciata e archivi che reggono nel tempo.
Perché la sanità è un caso a parte
- Il destinatario è il paziente. Una comunicazione che non si capisce o non si riesce a leggere può significare una visita persa o una cura rimandata, non solo una telefonata al centralino.
- I dati sono particolari. I dati relativi alla salute hanno le tutele più alte del GDPR (art. 9): un errore di invio non è un disguido, è una violazione da gestire.
- La carta c'è ancora. Cartelle e pratiche si muovono tra reparti, sedi, archivi e fornitori esterni, e spesso nessuno ha il quadro completo.
- I tempi sono fissati dalla legge. La documentazione sanitaria richiesta da chi ne ha diritto va fornita entro termini precisi, quindi un archivio lento diventa un problema di conformità.
Quante persone riguarda
- Un adulto europeo su quattro vive con una forma di disabilità (Eurostat).
- 2,9 milioni di persone in Italia hanno limitazioni gravi nelle attività abituali (Istat, 2023).
- Il 25,1% degli italiani ha 65 anni o più (Istat, 1° gennaio 2026), e con l'età aumentano i problemi di vista, udito e memoria.
Sono spesso le stesse persone che usano di più i servizi sanitari. Per loro un documento accessibile è una questione di dignità, autonomia e inclusione: leggere da soli la propria diagnosi, una terapia o un consenso, senza dipendere da un familiare. Le regole tecniche sono quelle delle WCAG e si riassumono in quattro principi: il contenuto deve essere percepibile, utilizzabile, comprensibile e robusto.
A chi ci rivolgiamo
- Ospedali, policlinici e cliniche accreditate
- ASL e ATS
- RSA e centri diagnostici
- Assicurazioni e fondi sanitari integrativi
- Programmi di prevenzione e di salute pubblica
Cosa facciamo per ospedali e aziende sanitarie
Comunicazioni ai pazienti
Inviti a screening e vaccinazioni, promemoria di appuntamenti, avvisi di pagamento, informative e lettere alle famiglie: li riscriviamo in linguaggio chiaro, li governiamo con modelli unici e li inviamo sul canale giusto, su carta o in digitale, con postalizzazione gestita e prova di ogni invio. Il metodo è quello del Customer Communication Management, sulla piattaforma che la struttura ha già o su quella che conviene adottare.
Referti e documenti accessibili
Una persona cieca o ipovedente deve poter leggere da sola il proprio referto, senza chiedere aiuto a un familiare. Lavoriamo sui modelli di referti, lettere di dimissione, moduli e carte dei servizi perché diventino PDF accessibili secondo PDF/UA, con formati alternativi come HTML accessibile, Braille, caratteri grandi e audio per chi ne ha bisogno. Il contenuto clinico non cambia: interveniamo sulla struttura del documento, non su ciò che il medico ha scritto.
Non serve sostituire i sistemi esistenti. Con la trasformazione a valle, per esempio con Crawford AccessibilityNow, che abbiamo implementato su documenti transazionali, i documenti già prodotti diventano accessibili: l'intelligenza artificiale aiuta a riconoscere e marcare tabelle, elenchi e immagini, poi ogni modello viene controllato. Il risultato arriva al paziente sul portale della struttura o via e-mail.
Tracciamento di plichi e cartelle
Con Pflow, la nostra piattaforma SaaS, ogni plico ha uno stato, un responsabile e una storia, dalla richiesta alla consegna: copie di cartelle, documentazione tra presidi, pratiche verso l'archivio esterno. Il modulo di archivio fisico segue la movimentazione degli originali. Quando serve ritrovare un fascicolo, si sa dov'è e chi l'ha preso in carico. Pflow non legge il contenuto clinico: traccia il contenitore.
Conservazione a norma
Produciamo i documenti in un formato idoneo, con i metadati necessari, e organizziamo versamento, controlli, ricerca ed esibizione, anche insieme a conservatori che rispettano i requisiti AgID. Vedi conservazione digitale a norma. Con il PDF/A-2a lo stesso file è conservabile e accessibile, anche quando viene richiesto anni dopo.
Documenti che gestiamo
I documenti che una struttura sanitaria consegna ai pazienti si dividono in cinque famiglie. Quelli amministrativi sono spesso il punto di partenza migliore: hanno modelli stabili e volumi alti, e negli audit fatture, conferme di prenotazione e Carte dei servizi sono tra i primi da controllare.
| Famiglia | Esempi |
|---|---|
| Amministrativi | Conferme di prenotazione, promemoria, autorizzazioni, esenzioni, Carte dei servizi |
| Clinici | Modelli di referti, lettere di dimissione, copie di cartelle cliniche, piani terapeutici |
| Farmaci e terapie | Piani terapeutici, schede di educazione del paziente, documenti per gli studi clinici |
| Economici | Fatture, documenti per il 730, rimborsi, avvisi di pagamento |
| Legali | Consenso informato, informative privacy, consensi al trattamento dei dati genetici |
Le norme di riferimento
| Norma | Cosa comporta |
|---|---|
| GDPR, art. 9 | I dati relativi alla salute sono categorie particolari: servono basi giuridiche e misure di protezione adeguate. Il fornitore che li tratta è responsabile del trattamento (art. 28). |
| Legge 24/2017 (Gelli-Bianco), art. 4 | La direzione sanitaria fornisce la documentazione sanitaria richiesta entro sette giorni, con le eventuali integrazioni entro trenta. |
| Legge 4/2004 (Stanca) | Vale per le pubbliche amministrazioni, quindi anche per le aziende del Servizio sanitario nazionale: siti, app e documenti pubblicati devono essere accessibili, con dichiarazione di accessibilità annuale. Vale anche per i privati con fatturato medio oltre 500 milioni di euro che offrono servizi al pubblico tramite sito o app, con sanzioni fino al 5% del fatturato. |
| Determinazione AgID 84/2026 | Regola segnalazioni, accertamenti e sanzioni sull'accessibilità. Anche un paziente può segnalare ad AgID un servizio non accessibile. |
| DPCM 8 agosto 2013 | Regola la consegna dei referti tramite web, PEC e altre modalità digitali da parte delle aziende sanitarie. |
| DM 7 settembre 2023 (Fascicolo sanitario elettronico 2.0) | Definisce contenuti e alimentazione del fascicolo, che comprende documenti come referti e lettere di dimissione. |
| D.Lgs. 138/2024 (NIS2) | Include la sanità tra i settori ad alta criticità. Per i soggetti che rientrano nel perimetro, la sicurezza riguarda anche la catena di fornitura. |
| D.Lgs. 82/2005 (CAD) e Linee guida AgID | Regole di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. |
Due precisazioni, perché in sanità le regole non sono quelle della banca. L'European Accessibility Act (D.Lgs. 82/2022) non elenca i servizi sanitari: può riguardare una struttura solo per i servizi che rientrano nel suo perimetro, come la vendita online di prestazioni. Le strutture private sotto la soglia di fatturato vanno valutate caso per caso. DORA non si applica: riguarda il settore finanziario, non la sanità. Il riferimento per la sicurezza qui è NIS2, insieme al GDPR.
Dati sanitari e sicurezza
Dataexpert lavora con sistemi di gestione certificati, tra cui ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni. Con la struttura sanitaria definiamo per contratto il ruolo di responsabile del trattamento, le sedi, i sub-fornitori e chi può accedere a cosa. Gli ambienti gestiti sono descritti in Cloud e sicurezza. Lavoriamo solo sui dati che servono e, quando possibile, partiamo da documenti di esempio resi anonimi.
Cosa non facciamo
- Non scriviamo né modifichiamo contenuti clinici: restano dei professionisti sanitari.
- Non forniamo software di refertazione, cartelle cliniche elettroniche o dispositivi medici.
- Non usiamo l'intelligenza artificiale per diagnosi o decisioni cliniche.
- Non sostituiamo la struttura nell'alimentazione del Fascicolo sanitario elettronico: resta in capo a chi produce il documento e ai sistemi regionali.
Da dove si comincia
Valutazione
Controlliamo sito e documenti con veraPDF e con test su lettore di schermo, partendo da campioni senza dati personali.
Deliverable: stato di conformità e priorità.
Pilota
Portiamo in produzione i primi documenti ad alto volume, come fatture e conferme di prenotazione.
Deliverable: documenti PDF/UA in produzione, con indicatori rilevati prima e dopo.
Estensione
Lo stesso metodo passa a referti, lettere di dimissione, consensi e documenti del sito, insieme ai flussi di comunicazione e di tracciamento.
Deliverable: piano di estensione e modelli adeguati.
Dichiarazione e monitoraggio
Forniamo gli elementi tecnici per la dichiarazione di accessibilità e teniamo sotto controllo i nuovi documenti nel tempo.
Deliverable: evidenze per la dichiarazione e controlli periodici.
Contenuto informativo aggiornato a novembre 2026: non sostituisce una consulenza legale.
Domande frequenti
DORA si applica a ospedali e aziende sanitarie?
No. DORA riguarda banche, assicurazioni e gli altri soggetti finanziari. Per la sanità i riferimenti sulla sicurezza sono il GDPR e, per i soggetti che rientrano nel perimetro, la direttiva NIS2 (D.Lgs. 138/2024).
Un ospedale pubblico deve avere documenti accessibili?
Sì, per i documenti che pubblica e mette a disposizione: le aziende del Servizio sanitario nazionale sono pubbliche amministrazioni e rientrano nella Legge Stanca (L. 4/2004), con dichiarazione di accessibilità annuale.
L'European Accessibility Act riguarda la sanità?
Non direttamente: il D.Lgs. 82/2022 non elenca i servizi sanitari. Può riguardare una struttura solo per i servizi che rientrano nel suo perimetro, come la vendita online. L'accessibilità resta comunque utile ai pazienti, e per le strutture pubbliche è richiesta dalla Legge Stanca.
Le strutture sanitarie private devono essere accessibili?
Dipende. La Legge Stanca vale per i privati con fatturato medio oltre 500 milioni di euro che offrono servizi al pubblico tramite sito o app, con sanzioni fino al 5% del fatturato. Le altre strutture vanno valutate caso per caso, anche per i servizi online a pagamento che rientrano nell'European Accessibility Act.
Un paziente può segnalare un documento non accessibile?
Sì. Con il regolamento AgID del 2026 (determinazione 84/2026) le segnalazioni passano da una procedura dedicata, che può portare a verifiche e, se il problema resta, a sanzioni.
Bisogna cambiare i sistemi per avere documenti accessibili?
No. I documenti si possono trasformare a valle della produzione, senza sostituire i sistemi esistenti. Per i modelli più usati conviene poi intervenire anche a monte.
Entro quanto va fornita la documentazione sanitaria?
La Legge 24/2017, art. 4, prevede che la direzione sanitaria la fornisca entro sette giorni dalla richiesta, con le eventuali integrazioni entro trenta giorni.
Dataexpert interviene sul contenuto dei referti?
No. Lavoriamo sui modelli e sulla struttura del documento perché sia accessibile. Il contenuto clinico resta dei professionisti sanitari.
Pflow si può usare per le cartelle cliniche?
Pflow traccia plichi e pacchi, quindi anche quelli che contengono copie di cartelle o documentazione tra sedi: stato, responsabile, consegna. Non legge né gestisce il contenuto clinico e non sostituisce la cartella clinica elettronica.
Fonti
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 9 e 28
- Legge 8 marzo 2017, n. 24, art. 4 (si apre in una nuova scheda)
- Legge 9 gennaio 2004, n. 4 (Legge Stanca)
- AgID, determinazione n. 84/2026 del 15 maggio 2026, regolamento su accertamento e sanzioni
- Istat, persone con limitazioni gravi nelle attività abituali, 2023; Indicatori demografici, anno 2025 (si apre in una nuova scheda)
- Eurostat, statistiche sulla disabilità nella UE
- W3C, Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
- D.P.C.M. 8 agosto 2013, consegna dei referti tramite web e PEC (si apre in una nuova scheda)
- Decreto del Ministro della Salute 7 settembre 2023, Fascicolo sanitario elettronico 2.0
- D.Lgs. 4 settembre 2024, n. 138 (NIS2), Allegato I
- D.Lgs. 27 maggio 2022, n. 82 (European Accessibility Act)
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale)
- AgID, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (si apre in una nuova scheda)
A cura di Dataexpert. Aggiornato il .
Parliamo dei vostri documenti
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