Conservazione digitale a norma

Cosa garantisce

• Integrità. Il documento non è stato modificato dopo la produzione.
• Autenticità. Si sa chi lo ha prodotto e quando.
• Leggibilità. Il documento si può aprire e leggere anche tra dieci anni.
• Reperibilità. Si trova in fretta, con i metadati giusti, quando lo chiede il cliente o un'autorità.

Archivio documentale e conservazione: la differenza

Differenze tra archivio documentale e conservazione a norma

Aspetto	Archivio documentale	Conservazione a norma
A cosa serve	Ritrovare e consultare i documenti ogni giorno	Garantirne valore e integrità nel tempo
Chi lo usa	Operatori e clienti, in area riservata o in filiale	Responsabile della conservazione, autorità, giudici
Cosa conta	Metadati, ricerca, tempi di risposta, permessi di accesso, costo dello spazio	Pacchetti, manuale, responsabile, formati idonei
Regole	Scelte dell'azienda, GDPR	Codice dell'amministrazione digitale e Linee guida AgID

Una banca ha bisogno di entrambi, e gli indici per trovarli nascono nello stesso momento: quando il documento viene composto.

Gli elementi del sistema

• Manuale di conservazione. Descrive il sistema, i ruoli, i formati e le procedure.
• Responsabile della conservazione. La figura interna che risponde del sistema, anche quando il servizio è affidato all'esterno.
• Pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione. Il modo standard in cui i documenti entrano, restano e escono dal sistema, con i loro metadati.
• Formati idonei. PDF/A è il formato più usato per i documenti. Con il livello «a», il PDF/A-2a, lo stesso file è anche accessibile.

Quanto a lungo

Le scritture e la corrispondenza dell'impresa si conservano per dieci anni (art. 2220 del Codice civile). Il cliente di una banca può chiedere copia della documentazione sulle operazioni degli ultimi dieci anni (art. 119, comma 4, del Testo unico bancario). Per questo l'archivio deve restare leggibile, e oggi anche accessibile, per tutto quel periodo.

Conservazione, accessibilità e DORA

Un documento conservato in PDF/A-2a resta accessibile anche quando il cliente lo chiede anni dopo, senza dover essere rimediato. E se la conservazione è affidata a un fornitore esterno, per la banca è un servizio ICT di terzi: va censito nel registro delle informazioni e il contratto deve prevedere la restituzione dei documenti in caso di uscita.

Come lavora Dataexpert

Produciamo i documenti già in un formato idoneo alla conservazione, con i metadati necessari, e organizziamo l'intero processo: versamento, controlli, ricerca ed esibizione, anche insieme a conservatori che rispettano i requisiti AgID. I documenti in PDF/A-2a sono accessibili e conservabili in un unico file.

L'archivio sotto la conservazione

Per dieci anni l'archivio deve resistere a guasti, errori e attacchi. Per documenti e copie possiamo usare uno storage a oggetti con immutabilità (WORM) e tempi di conservazione configurabili, conforme al GDPR e replicato su più siti. Un documento scritto così non si può modificare né cancellare prima della scadenza. Questo strato tecnico non è di per sé conservazione a norma: quella richiede anche manuale, responsabile e pacchetti descritti sopra. Ne protegge però la base, ed è ciò che la banca deve poter mostrare quando valuta il rischio del fornitore. Vedi Cloud e sicurezza.

Fasi e deliverable

1. Classificazione. Quali documenti conservare, per quanto tempo, con quali metadati. Deliverable: piano di classificazione.
2. Formati. Scelta dei formati idonei e dei controlli. Deliverable: specifiche dei formati e regole di validazione.
3. Versamento. Collegamento con il sistema di conservazione. Deliverable: pacchetti di versamento e report di esito.
4. Esibizione. Ricerca e consegna su richiesta. Deliverable: procedure di ricerca ed esibizione.

Contenuto informativo aggiornato a novembre 2026: non sostituisce una consulenza legale.

Domande frequenti

Che cos'è la conservazione digitale a norma?

È il processo che garantisce nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità di un documento informatico, secondo il Codice dell'amministrazione digitale e le Linee guida AgID, così che abbia valore legale.

Per quanto tempo una banca conserva gli estratti conto?

In genere dieci anni: il Codice civile prevede dieci anni per le scritture contabili e la corrispondenza, e il Testo unico bancario dà al cliente il diritto di avere copia della documentazione degli ultimi dieci anni.

Il PDF/A è obbligatorio per la conservazione?

Le Linee guida AgID indicano più formati idonei, ma il PDF/A è il più usato per i documenti. Il PDF/A-2a ha il vantaggio di essere anche accessibile.

Archivio documentale e conservazione a norma sono la stessa cosa?

No. L'archivio serve a ritrovare e consultare i documenti ogni giorno. La conservazione a norma ne garantisce valore e integrità nel tempo, con le regole AgID. Un archivio, anche sicuro, non è da solo conservazione a norma.

Chi è il responsabile della conservazione?

È la figura interna che definisce e controlla il sistema di conservazione. Può affidare il servizio a un conservatore esterno, ma resta responsabile della supervisione.

Un documento conservato è anche accessibile?

Solo se è stato prodotto così. Con il PDF/A-2a e, quando serve, la conformità a PDF/UA, il file resta utilizzabile dal cliente anche anni dopo.

Fonti

• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale), artt. 43 e 44
• AgID, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (si apre in una nuova scheda)
• Codice civile, art. 2220
• D.Lgs. 1° settembre 1993, n. 385 (TUB), art. 119, comma 4
• ISO 19005-2 (PDF/A-2)

A cura di Dataexpert. Aggiornato il 5 novembre 2026.