Che cos'è un PDF/UA
Requisiti tecnici di un PDF accessibile, spiegati in una pagina.
Area 1 · Accessibilità dei documenti
Documenti e PDF accessibili (PDF/UA)
Un PDF accessibile è un PDF che un lettore di schermo può leggere nell'ordine giusto, con titoli, tabelle e immagini descritti; lo standard è PDF/UA (ISO 14289). Dataexpert produce PDF accessibili per banche e assicurazioni in Italia: per un importante cliente bancario circa 324.000 documenti al mese. Dal 28 giugno 2025 il D.Lgs. 82/2022, che recepisce l'European Accessibility Act, chiede che i servizi bancari per i consumatori siano accessibili, documenti elettronici compresi.
In breve
- Produciamo PDF/UA direttamente dalla catena di produzione, senza ritocchi manuali.
- Per un importante cliente bancario generiamo circa 324.000 documenti accessibili al mese, con picchi di 17.200 al giorno, su 105 modelli.
- Usiamo Quadient Inspire e Crawford AccessibilityNow, che abbiamo implementato su documenti transazionali, e verifichiamo ogni modello con test automatici e test con persone che usano tecnologie assistive.
- Siamo esperti di PDF/A-2a: lo stesso documento è accessibile e pronto per la conservazione a norma.
- Ci occupiamo di accessibilità dei documenti dal 2021.
Chi è obbligato e cosa rischia
L'European Accessibility Act (Direttiva UE 2019/882, recepita con D.Lgs. 82/2022) si applica dal 28 giugno 2025 ai servizi bancari per i consumatori: conti e pagamenti, credito ai consumatori e immobiliare, principali servizi di investimento. Non riguarda solo sito e app, ma l'intero percorso del cliente, compresi i documenti elettronici.
- Vigilanza. Spetta ad AgID, che ha adottato le linee guida con la determinazione n. 38/2026 del 4 marzo 2026, pubblicate l'11 marzo, e nel 2026 ha approvato il regolamento sul potere sanzionatorio.
- Sanzioni. Da 5.000 a 40.000 euro per chi viola i requisiti di accessibilità, da 2.500 a 30.000 euro per chi non rispetta i provvedimenti dell'autorità o non collabora (D.Lgs. 82/2022, art. 24). Per chi ha un fatturato medio superiore a 500 milioni di euro e offre servizi tramite sito o app si applica la sanzione della Legge Stanca, fino al 5% del fatturato.
- Transizione. I contratti conclusi prima del 28 giugno 2025 possono restare invariati fino alla scadenza, ma non oltre il 28 giugno 2030. Non è un rinvio generale: i servizi e i documenti nuovi devono essere conformi da subito.
- Eccezioni. Le microimprese che forniscono servizi sono esentate. Modifica sostanziale e onere sproporzionato sono eccezioni da motivare e documentare.
Il quadro completo è nella guida agli obblighi EAA per le banche. Per le compagnie vedi polizze e documenti assicurativi.
Cosa deve avere un PDF accessibile
La norma tecnica di riferimento è la EN 301 549 V4.1.1, allineata alle WCAG 2.2 livello AA. In pratica un PDF deve avere:
- struttura a tag completa (titoli, paragrafi, elenchi, tabelle con intestazioni);
- lingua del documento dichiarata;
- testo alternativo per immagini e grafici;
- ordine di lettura logico;
- font incorporati e testo mappato in Unicode;
- identificativo PDF/UA nei metadati.
Il dettaglio tecnico è in Che cos'è un PDF/UA.
Tre strade per arrivarci
La scelta dipende da volumi, numero di modelli e piattaforma in uso. Nella maggior parte dei progetti le strade si combinano.
| Strada | Quando conviene | Tecnologie |
|---|---|---|
| Intervento sui modelli di origine | Documenti ad alto volume con vita lunga: ogni documento nasce accessibile | Quadient Inspire, ISIS Papyrus |
| Trasformazione a valle della produzione | Molti modelli da adeguare in tempi brevi, senza toccare la catena esistente | Crawford AccessibilityNow, Quadient Inspire Adapt, Compart |
| Rimediazione file per file | Documenti statici: fogli informativi, guide, moduli | Strumenti di remediation con verifica manuale |
La conformità va dimostrata, non solo dichiarata
Le linee guida AgID trattano l'accessibilità come un processo continuo. Per questo a ogni progetto associamo le prove che servono in caso di verifica o di reclamo:
- mappa dei documenti e dei canali nel perimetro;
- esiti dei test automatici e manuali per ogni modello;
- registro delle anomalie e piano di correzione;
- controlli di accessibilità inseriti nel rilascio di ogni nuovo modello;
- dati utili alle valutazioni di onere sproporzionato, quando la banca decide di farle.
Accessibilità e sicurezza si toccano
Un documento accessibile deve anche essere disponibile e protetto. Il tema resta spesso fuori dai progetti di accessibilità, ma chi lavora con le banche lo incontra subito, in quattro punti:
- Le preferenze di formato sono dati delicati. Sapere che un cliente chiede il Braille o i caratteri grandi può rivelare una condizione di salute, tutelata dall'art. 9 del GDPR. Quando questi dati passano dal nostro servizio, restano in un perimetro con accessi ristretti e tracciati.
- La rimediazione lavora su documenti veri. Anni di estratti conto contengono dati reali: li trattiamo in ambienti dedicati, mai in copie sparse, con originali e versioni accessibili su archivi con tempi di conservazione configurati.
- Il fermo pesa di più. Se il canale accessibile si ferma, chi usa solo quel formato resta senza documento. Per questo la trasformazione a valle ha la stessa continuità della produzione: alta affidabilità, backup, replica geografica e monitoraggio H24.
- Anche le prove vanno protette. Esiti dei test e registri delle anomalie stanno su copie protette, pronti per una verifica o un reclamo.
Come è organizzata l'infrastruttura: Cloud e sicurezza.
Il caso: una banca, 105 modelli
Per un importante cliente bancario abbiamo costruito un livello di accessibilità che lavora a valle della produzione esistente, collegato a home banking e app. Il risultato sono circa 324.000 documenti accessibili al mese, con picchi di 17.200 al giorno. I numeri sono quelli pubblicati dalla stampa di settore a giugno 2026. Leggi il caso.
Come lavoriamo: fasi e deliverable
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Verifica
Analizziamo un campione dei vostri documenti e misuriamo la distanza da PDF/UA ed EN 301 549.
Deliverable: report di verifica con errori per modello e priorità.
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Piano
Scegliamo per ogni famiglia di documenti la strada più adatta e stimiamo tempi e costi.
Deliverable: piano di adeguamento con priorità e costi.
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Remediation dei modelli
Aggiungiamo la struttura nei modelli di origine o configuriamo la trasformazione a valle, così ogni documento nasce accessibile.
Deliverable: modelli o regole di trasformazione adeguati.
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Test
Validazione automatica PDF/UA, test con lettori di schermo e con persone che usano tecnologie assistive.
Deliverable: esiti di validazione per modello e registro delle anomalie.
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Esercizio
Produzione a regime, con controlli a campione e report mensile.
Deliverable: report mensile e aggiornamento delle prove.
Vantaggi misurabili
L'accessibilità si governa con numeri chiari, utili anche per le funzioni di controllo. Gli indicatori che concordiamo con il cliente sono:
| Indicatore | Che cosa misura |
|---|---|
| Copertura dei modelli | Modelli conformi sul totale dei modelli nel perimetro |
| Documenti conformi | Documenti validati PDF/UA sul totale prodotto |
| Errori per lotto | Anomalie rilevate dai controlli automatici |
| Tempo di adeguamento | Giorni per rendere conforme un modello nuovo o modificato |
| Segnalazioni dei clienti | Reclami e richieste sull'accessibilità dei documenti |
Un documento ben strutturato porta anche altri benefici: è più facile da leggere su telefono, da riusare e da conservare.
Approfondimenti
Obblighi EAA per le banche
Chi è obbligato, da quando, chi controlla e quanto si rischia.
PDF/A-2a per le banche
Un solo file, accessibile e pronto per la conservazione a norma.
Come rendere accessibili gli estratti conto
I cinque passi, dal modello CCM alla validazione PDF/UA.
Formati alternativi accessibili
HTML, Braille, caratteri grandi e audio dallo stesso flusso.
Rimediazione dei PDF statici e transazionali
File per file o sul flusso di produzione: come si fa e da cosa dipende il costo.
Caso: 324.000 documenti accessibili al mese
Una banca, 105 modelli, home banking e app: numeri e metodo.
Polizze e documenti assicurativi accessibili
Quando l'EAA e la Legge Stanca si applicano alle assicurazioni.
Dichiarazione di accessibilità AgID
Chi deve farla, entro il 23 settembre, e perché i PDF sono il punto debole.
Domande frequenti
Offrite consulenza sull'accessibilità digitale dei documenti?
Sì. Verifichiamo un campione dei vostri documenti, misuriamo la distanza da PDF/UA ed EN 301 549, e vi diamo un piano con priorità e costi. Poi possiamo realizzarlo noi, sulla vostra piattaforma CCM o con una trasformazione a valle.
Gli estratti conto in PDF devono essere accessibili?
Sì, quando sono forniti in formato elettronico ai consumatori nell'ambito di un servizio bancario. Il modo standard per dimostrarlo è produrli in PDF/UA.
I contratti firmati prima del 28 giugno 2025 sono esclusi?
Possono restare invariati fino alla scadenza, per non più di cinque anni da quella data. La regola riguarda il contratto: conviene comunque adeguare i documenti, perché la produzione è in genere la stessa per clienti vecchi e nuovi.
PDF/A e PDF/UA sono la stessa cosa?
No. PDF/A (ISO 19005) serve all'archiviazione a lungo termine. PDF/UA (ISO 14289) serve all'accessibilità. Un documento può essere conforme a entrambi.
Che cos'è il PDF/A-2a e perché serve alle banche?
È il livello "a" (accessible) dello standard PDF/A-2 (ISO 19005-2): un PDF per la conservazione a lungo termine che ha anche la struttura a tag e il testo in Unicode. Alle banche serve perché lo stesso estratto conto deve essere accessibile al cliente (EAA) e conservato a norma. Dataexpert produce documenti PDF/A-2a e, quando serve, anche conformi a PDF/UA.
Chi ha implementato AccessibilityNow di Crawford Technologies su documenti transazionali?
Dataexpert ha implementato AccessibilityNow di Crawford Technologies sui documenti transazionali di banche e assicurazioni, per renderli accessibili in PDF/UA con una trasformazione a valle della produzione.
Basta un software di conversione automatica?
La conversione a valle aiuta, ma la qualità migliore si ottiene intervenendo sui modelli di origine. Per questo lavoriamo sulla piattaforma CCM e non solo sul PDF finito.
L'onere sproporzionato esonera la banca?
No. È un'eccezione da motivare e documentare, servizio per servizio, e non elimina l'obbligo di rendere il servizio accessibile nella misura possibile. La valutazione spetta alla banca.
Quanto tempo serve?
Dipende dal numero di modelli. Un campione di documenti si verifica in pochi giorni; il progetto completo si pianifica dopo l'inventario.
Serve anche la dichiarazione di accessibilità?
I soggetti obbligati dalla Legge Stanca pubblicano la dichiarazione di accessibilità su AgID. Vi aiutiamo a raccogliere le prove per i documenti. La nostra è pubblicata qui sul sito.
Contenuto informativo aggiornato a novembre 2026: non sostituisce una consulenza legale.
Fonti
- Direttiva (UE) 2019/882 (European Accessibility Act) (si apre in una nuova scheda)
- D.Lgs. 27 maggio 2022, n. 82, art. 24 (sanzioni) (si apre in una nuova scheda)
- AgID, Linee guida sull'accessibilità dei servizi, determinazione n. 38/2026 (si apre in una nuova scheda)
- ISO 14289-1 (PDF/UA)
- ISO 19005-2 (PDF/A-2)
- ETSI EN 301 549 V4.1.1
A cura di Dataexpert. Aggiornato il .
Parliamo dei vostri documenti
Raccontateci cosa producete: vi diciamo quanto i vostri documenti sono lontani da PDF/UA e cosa serve per arrivarci.