Outsourcing della produzione di estratti conto
Affidare a un fornitore la produzione degli estratti conto significa delegargli tutta la catena: ricezione dei dati, composizione dei documenti, versione PDF accessibile, stampa e postalizzazione, pubblicazione su home banking e conservazione. Per la banca è un'esternalizzazione regolata: la parte digitale è un servizio ICT soggetto a DORA, e la funzione resta sotto la sua responsabilità.
Cosa comprende
- Dati. Ricezione dei flussi dal sistema informativo della banca, con controlli di completezza.
- Composizione. Generazione dei documenti sui modelli CCM, con i testi normativi aggiornati.
- Accessibilità. Versione PDF/UA per i clienti digitali, obbligatoria dal 28 giugno 2025 per i consumatori.
- Stampa e postalizzazione. File di stampa, imbustamento e recapito tramite centri di stampa e operatori postali.
- Digitale. Pubblicazione su home banking e app, email di avviso.
- Conservazione. Archiviazione in PDF/A e consegna al sistema di conservazione.
- Tracciabilità. Registro degli invii e degli esiti, per rispondere ai reclami. Vedi prova di invio.
Quanto delegare: quattro livelli
| Livello | Cosa fa il fornitore | Cosa resta alla banca |
|---|---|---|
| Consulenza | Analisi del processo, inventario, proposte | Decisioni e tutta l'operatività |
| Servizi specialistici | Sviluppo e aggiornamento dei modelli, supporto tecnico | Produzione e controllo |
| Servizio gestito | Modelli e produzione su una parte dei documenti | Governo del servizio e le attività non affidate |
| Full outsourcing | L'intera operatività | Governo, regole, controlli e responsabilità verso i clienti |
Si può partire da un livello e cambiarlo nel tempo. Qualunque sia la scelta, il governo del servizio resta alla banca: più si delega, più contano livelli di servizio, controlli e piano di uscita.
Le regole per la banca
- DORA. La produzione digitale e la pubblicazione dei documenti sono servizi ICT: contratto con le clausole dell'art. 30, iscrizione nel registro delle informazioni, strategia di uscita.
- Esternalizzazione. Le disposizioni di Banca d'Italia sull'esternalizzazione (Circolare 285) chiedono di valutare il fornitore e di mantenere il controllo sulla funzione.
- Privacy. Il fornitore è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.
Come scegliere il fornitore
- Copre tutta la catena o solo una parte (per esempio solo la stampa)?
- Produce documenti accessibili PDF/UA e conservabili PDF/A?
- Ha certificazioni ISO/IEC 27001 e un piano di continuità testato?
- Consegna già pronti i dati per il registro DORA e un piano di uscita?
Dataexpert copre l'intera catena come servizio, sulla piattaforma CCM della banca o su una nuova, con stampa e postalizzazione tramite partner, ed è certificata ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 e ISO 45001.
Affidare gli estratti conto significa affidare anche il rischio di fermo. Per questo il servizio poggia su alta affidabilità, backup automatizzati, replica geografica e disaster recovery con tempi concordati, in ambienti sorvegliati H24. Il dettaglio è in Cloud e sicurezza.
Come si avvia il servizio
- Analisi. Modelli, flussi, volumi, calendario. Deliverable: mappa del servizio e livelli di servizio proposti.
- Contratto. Clausole DORA ed esternalizzazione. Deliverable: schema di contratto e allegati.
- Trasferimento. Modelli e flussi vengono presi in carico e collaudati. Deliverable: report dei test di confronto.
- Esercizio. Produzione secondo calendario. Deliverable: report periodici.
Livelli di servizio da concordare
| Livello di servizio | Che cosa misura |
|---|---|
| Puntualità | Lotti completati entro la data prevista |
| Qualità | Documenti con errori sul totale prodotto |
| Riconciliazione | Corrispondenza tra record ricevuti e documenti consegnati |
| Accessibilità | Documenti validati PDF/UA sul totale digitale |
| Incidenti | Tempo di avviso alla banca e tempo di ripristino |
Contenuto informativo aggiornato a novembre 2026: non sostituisce una consulenza legale.
Domande frequenti
Esternalizzare gli estratti conto rientra in DORA?
Sì per la parte digitale: composizione elettronica, pubblicazione su home banking e conservazione sono servizi ICT. Il contratto deve contenere le clausole dell'art. 30 di DORA.
La banca resta responsabile degli estratti conto esternalizzati?
Sì. Esternalizzare la produzione non trasferisce la responsabilità verso il cliente e verso la vigilanza: la banca deve controllare il fornitore e poter cambiare fornitore senza interrompere il servizio.
Che cosa comprende l'outsourcing degli estratti conto?
Ricezione dei dati, composizione, versione accessibile, stampa e postalizzazione, pubblicazione digitale, conservazione e tracciamento degli invii. La banca può affidare tutta la catena o una parte.
Si può esternalizzare solo una parte del processo documentale?
Sì. Si può affidare solo la consulenza, lo sviluppo dei modelli, una parte della produzione oppure tutta l'operatività, e cambiare livello nel tempo. Il governo del servizio resta comunque alla banca.
Si può esternalizzare senza cambiare piattaforma?
Sì. Un service provider platform agnostic può lavorare sulla piattaforma già in uso, riducendo i rischi del passaggio.
Fonti
- Regolamento (UE) 2022/2554 (DORA), artt. 28-30 (si apre in una nuova scheda)
- Banca d'Italia, Circolare 285, esternalizzazione
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 28
- D.Lgs. 1 settembre 1993, n. 385 (TUB), art. 119
A cura di Dataexpert. Aggiornato il .
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