Qualità dei dati e degli indirizzi nelle comunicazioni
La qualità di una comunicazione dipende prima di tutto dai dati che la alimentano. Un nome scritto male, un indirizzo incompleto o un importo fuori scala producono un documento sbagliato, un reso postale o un reclamo. Per questo i controlli sui dati vanno fatti prima della composizione, non dopo l'invio.
I controlli che servono
- Completezza. Ogni campo obbligatorio del modello ha un valore. Un documento senza IBAN o senza data non deve partire.
- Formato. Date, importi, codici fiscali e IBAN rispettano il formato atteso.
- Plausibilità. Gli importi e le date restano entro intervalli sensati rispetto al periodo precedente. Gli scostamenti forti vanno visti da una persona.
- Indirizzi. Indirizzo, CAP, comune e provincia sono coerenti tra loro e scritti nella forma usata per il recapito. È la normalizzazione degli indirizzi.
- Canale. Il cliente ha un indirizzo e-mail, PEC o un consenso valido per il canale digitale scelto. Se no, il documento va su carta.
- Duplicati. Lo stesso cliente non riceve due volte lo stesso documento.
Perché conviene
Ogni reso postale costa una seconda spedizione e il lavoro di chi lo gestisce. Ogni dato sbagliato in una comunicazione obbligatoria è un rischio di reclamo e, nei casi gravi, di contestazione sulla prova di invio. I controlli prima della produzione costano molto meno della correzione dopo.
Dati, accessibilità e DORA
Dati ordinati servono anche all'accessibilità: un PDF/UA si genera bene solo se i dati arrivano con la struttura giusta. E con DORA la banca deve sapere quali dati escono verso i fornitori e dove vengono trattati. Un flusso dati documentato aiuta entrambi.
Dopo l'invio: resi e tracciamento
I resi vanno registrati e ricondotti al dato da correggere, così l'errore non si ripete alla comunicazione successiva. Pflow, la piattaforma di tracking di Dataexpert, segue il documento cartaceo e digitale lungo tutto il percorso, anche presso i corrieri.
Come lavora Dataexpert
Nei progetti CCM i controlli sui dati fanno parte del controllo qualità che precede ogni produzione: regole di validazione concordate con il cliente, scarti segnalati prima della stampa o dell'invio digitale, report a fine lavorazione.
Indicatori di qualità
| Indicatore | Che cosa misura |
|---|---|
| Record scartati | Dati bloccati dai controlli sul totale ricevuto |
| Tasso di reso | Invii tornati indietro sul totale spedito |
| Correzioni ripetute | Stessi errori che tornano da un lotto all'altro |
| Copertura digitale | Clienti con un canale digitale valido e consenso registrato |
Domande frequenti
Che cos'è la normalizzazione degli indirizzi?
È il controllo e la correzione degli indirizzi postali perché indirizzo, CAP, comune e provincia siano coerenti e scritti nella forma corretta per il recapito. Riduce i resi e i ritardi.
Quando vanno controllati i dati di una comunicazione?
Prima della composizione del documento. Correggere un dato dopo l'invio costa una nuova spedizione e, per le comunicazioni obbligatorie, può creare problemi sulla prova di invio.
Chi deve correggere un dato sbagliato?
La correzione va fatta nel sistema di origine, non solo nel documento. Altrimenti l'errore torna alla comunicazione successiva. Il fornitore segnala gli scarti e la banca aggiorna il dato.
Fonti
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5, principio di esattezza (si apre in una nuova scheda)
- Regolamento (UE) 2022/2554 (DORA) (si apre in una nuova scheda)
A cura di Dataexpert. Aggiornato il .
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